關于做好2018屆秋季畢業研究生檔案整理寄送工作的

通   知

各培養單位：

畢業生檔案整理和寄送工作是畢業生離校工作的重要環節。按照檔案館的工作要求，同時為深入推進校院兩級管理體制改革，理順檔案工作體制機制，確保我校畢業研究生檔案及時、準確寄往各相關單位，現將檔案整理、寄送及后續有關工作通知如下：

一、全日制畢業研究生人事檔案整理轉遞工作流程

（一）學院整理檔案材料及要求

1. 時間1月4日—9日

2. 畢業研究生檔案材料目錄：見附件1；

3. 整理基本要求：見附件2；

（1）各學院按畢業必備材料裝入畢業生檔案袋內，部分材料（學籍登記表、復試考核表、報名登記表）由研究生院檔案室老師放入檔案袋內。

（2）各學院需提供秋季畢業的免費師范生、同等學力申請碩士學位、在職單證碩士的具體名單，提交檔案時一并交研究生院檔案室老師。

（二）學院轉遞檔案至研究生院檔案室

1. 時間地點：1月10日—11日，研究生院檔案室。

2. 要求： （1）按照統一安排的時間轉遞檔案材料；

（2）檔案材料分別按博士、碩士學號從小到大排列；

（3）各學院將定向、委培計劃畢業生標注在檔案袋右上角。

二、非全日制研究生人事檔案工作安排

（一）類型：免費師范生、同等學力申請碩士學位、在職單證碩士

（二）人事檔案：由學院整理完整后，粘貼密封條并蓋章，按照畢業生提供的檔案郵寄地址通過中國郵政“EMS”方式郵寄檔案。

三、畢業研究生業務檔案工作安排

所有全日制、非全日制研究生業務檔案于下學期開學另行通知。

四、其他注意事項

（一）嚴肅檔案管理紀律

1.  各培養單位要高度重視檔案工作，必須指定一名研究生秘書或輔導員作為畢業生檔案整理寄送工作的專門負責人，根據檔案正確要求和時間進度表，完成本單位畢業研究生檔案整理和寄送工作；

2.  不得委派研究生單獨領取、整理和寄送學生檔案；

3.  各種檔案材料的傳遞需要清單明確，負責老師簽字確認；

4.  嚴格執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全，嚴禁擅自涂改、偽造，嚴禁為他人改動檔案信息提供方便，嚴禁本人查閱或借用本人及直系親屬檔案。

（二）規范檔案產生過程

1. 確保檔案材料必須完整齊全；

2. 確保檔案簽章完整規范；

3. 確保檔案內簽字規范：黑色。

 附件1-2.doc

                                       研究生院(黨委研究生工作部)

                                     2019年1月4日